5 dicas para aumentar a eficácia dos seus e-mails

Evidenciar o assunto da mensagem e estabelecer prazos no corpo do e-mail são pequenas atitudes que podem garantir um melhor uso e eficiência das suas mensagens

Redação, Administradores.com, 13 de setembro de 2014, às 11h08

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Reprodução/iStock

Independente do tamanho ou da abordagem do e-mail, é imprescindível que este seja sempre o mais claro e objetivo possível

Escrever e-mails é uma das atividade mais comuns e rotineira do dia a dia das empresas. No entanto, acontecem muitos deslizes responsáveis por comprometer a agilidade e execução das tarefas que devem ser cumpridas.

Para ajudar você a evitar esses erros e ganhar mais tempo e qualidade nas suas mensagens, Vivian Rio Stella, doutora e pós-doutora em Linguística pela Unicamp e professora de cursos de Comunicação e Liderança, elaborou cinco dicas úteis e essenciais que podem solucionar problemas e render bons frutos. Confira:

1) Recomenda-se primordialmente escrever no campo assunto um conteúdo diretamente associado à mensagem do texto. Os principais motivos de escolher cuidadosamente o assunto é que o destinatário pode priorizar melhor a leitura a depender do assunto do e-mail, bem como ter uma futura busca mais facilitada caso seja necessário recorrer à troca de mensagens depois de certo tempo.

O especialista alerta que é fundamental escrevê-lo somente após a elaboração do texto, tendo assim um maior conhecimento sobre o assunto e escolhendo as palavras-chaves mais apropriadas. 

2) Direcione a quem se destina cada ação do e-mail. É preciso direcionar, no corpo da mensagem, quem é responsável por o quê, facilitando a compreensão do(s) recebedor(es). Caso isso não seja feito, existirá um risco bem maior de ninguém executar o que foi solicitado, dada a agenda corrida que todos têm.

No entanto, fica aqui uma observação: não utilize o símbolo @ diante do nome do receptor, no corpo da mensagem. Esse símbolo tem função específica em redes sociais, como Instagram e Twitter, por exemplo, mas não terá nenhuma função no texto do e-mail. Se quiser enfatizar os nomes, use negrito, sublinhado ou liste as pessoas direcionadas em tópicos.

3) Evidencie o objetivo da mensagem. Independente do tamanho ou da abordagem do e-mail, é imprescindível que este seja sempre o mais claro e objetivo possível. Ou seja, não basta somente escrever sobre um tema e incluir diversos tópicos a respeito dele, pois assim o receptor pode até compreender o que foi escrito, mas não saberá o que precisa ser feito com as informações apresentadas.

A sugestão aqui é: defina previamente o objetivo da mensagem por meio de uma frase sucinta, específica e com verbo. Ou seja, por exemplo, explicar o passo a passo da ação e solicitar esclarecimentos sobre uma ação, ou informar as novas práticas da área e reforçar a importância do cumprimento dos prazos.

4) Estabeleça prazos. É frequente o prolongamento de e-mails além do necessário, bem como a geração de conflitos entre remetente e destinatários simplesmente porque não estavam claros os prazos para o cumprimento de determinadas ações, por exemplo.

Por isso, recomenda-se o reforço de datas, especialmente, na finalização da mensagem (fechamento do e-mail). Você pode, inclusive, grafar o dia e mês em algarismos (15/10) em vez de redigir o dia da semana (próxima segunda-feira) ou utilizar expressões como "daqui dois dias".

5) A especialista conclui orientando sobre a necessidade de listar ideias, perguntas ou instruções em tópicos, para assim facilitar a organização das informações, favorecendo, a clareza da mensagem, podendo, inclusive, funcionar como um check-list para o(s) leitor(es).

http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/5-dicas-para-aumentar-a-eficacia-dos-seus-e-mails/92506/?utm_source=MailingList&utm_medium=email&utm_campaign=News+-+15%2F09%2F2014

Como organizar, fazer backup e sincronizar seus contatos do celular

Por Rodrigo Ghedin 
27/04/2015, às 13:50

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Desde os tempos mais remotos da telefonia móvel, quando falar com outros seres humanos em tempo real era a atividade única desses aparelhos, a agenda de contatos é de suma importância. Se hoje ligar é o de menos, ela continua servindo a propósitos tão nobres quanto. Diversos apps, do WhatsApp ao Snapchat, recorrem à agenda do aparelho para preencherem suas listas de contatos. Que tal gastar um tempinho para arrumar a sua?

Sistemas modernos para smartphones integrados à nuvem oferecem ferramentas poderosas de organização e backup automático dos seus contatos. Se antes era preciso copiá-los manualmente para um aparelho novo ou salvá-los no limitado SIM card, sem falar na perda irremediável decorrente da perda ou roubo do aparelho em si, hoje tais situações são coisa do passado.

Com o backup feito e sincronizado em tempo real com a nuvem, sua lista sempre atualizada fica a uma senha de distância de qualquer dispositivos conectado à Internet. Mas existe um caminho entre a situação atual dela até esse ideal, e o apresentarei a partir de agora. Acalme-se, dá menos trabalho do que parece.

Arrumando a bagunça dos contatos

A menos que você tenha alterado alguma coisa na configuração padrão do seu smartphone, ele já faz backup da agenda de contatos e a mantém salva, na nuvem, automaticamente. Android, iOS e Windows Phone têm esse recurso nativo e ativado de fábrica.

O problema é que… bem, se essa lista jamais teve a sua atenção, ela deve estar uma bagunça. Ao longo dos anos diversos fatores contribuem para esse caos: mudanças nos critérios de salvamento de novos contatos, interferências de apps de terceiros e até mesmo a nossa displicência ao salvar novos números.

Se for o seu caso, de pronto temos uma bifurcação nesse guia: reparar ou destruir. Ou você recorre aos apps e soluções que citarei em seguida na tentativa de dar sentido à confusão, ou exporta eles para um lugar externo e a recomeça, do zero. Quando me sentei com a missão de arrumar a minha agenda, escolhi o segundo caminho. Acho que ele funciona melhor para quem, como eu à época, tem poucos contatos, até uns 200.

Dando fim aos contatos duplicados

É possível organizar seus contatos pelo próprio smartphone, mas pela comodidade do teclado físico e da multitarefa, é mais fácil fazê-lo em um computador. Ajuda também o fato de que as três empresas citadas até aqui oferecem versões web da lista de contatos, por onde podemos manipulá-la facilmente. Nestes locais:

• Contatos do iCloud (Apple).
• Contatos do Google (nova versão, ainda em testes, porém já funcional e muito melhor que a antiga).
• Contatos da Microsoft.

O OS X, da Apple, traz ainda um app de contatos diretamente ligado ao iCloud. O mesmo vale para o Windows 8, da Microsoft, com o app Pessoas — que se conecta ao Google, Facebook e outras redes sociais para extrair informações dos contatos. O Google… bem, o Google é totalmente web.

É nessa hora, quando abrimos a lista de contatos e vemos seu estado lastimável de desorganização, que o moral é afetado e costumamos postergar a tarefa. Não desanime!

O maior problema a ser enfrentado costuma ser o dos contatos duplicados, ou seja, uma mesma pessoa com duas ou mais entradas por conta de redes sociais, e-mails, dois ou mais telefones… enfim, campos que em vez de estarem consolidados em apenas um contato, espalham-se por alguns. Seu primeiro trabalho deve ser mesclar esses contatos duplicados.

Na ferramenta do Google há um link no menu principal chamado “Encontrar duplicatas.” Na da Microsoft, a mesma função está no menu Gerenciar > Limpar contatos. Em ambos os casos é feita uma triagem automática da lista que retorna os contatos duplicados. Eles são exibidos para fins de revisão e, estando tudo ok, basta tocar num botão para dar concluir a mesclagem.

A Apple não tem algo do tipo para os contatos do iCloud (ao menos na versão web), então o jeito é recorrer a um app para iOS. Na App Store tem o gratuito Cleanup Duplicate Contacts. Ele é rápido, bem resolvido e permite pré-visualizar (e descartar) as mudanças antes de efetivá-las em sua agenda. E, caso alguma catástrofe decorra do seu uso, ele faz backups que podem ser restaurados com um toque.

Vale lembrar que nos três casos é possível mesclar contatos manualmente. Quando, por exemplo, algum contato seu usa um pseudônimo no Facebook, pode ocorrer dessas ferramentas automatizadas deixá-lo escapar. Faça uma revisão atenta da sua lista após usá-las.

Unificando as listas de contatos

Eliminar contatos duplicados não resolve todos os problemas. Ainda haverá gente sem e-mail, sem telefone, sem foto… sem falar nas múltiplas agendas de contato — você talvez não saiba, mas talvez duas ou mais povoem seu smartphone simultaneamente.

O ideal é unificar todos os contatos em uma lista. Não há prejuízo se, digamos… você prefere gerenciar seus contatos no Google e usa um iPhone. Os sistemas modernos “conversam” com outros provedores e permitem puxar e salvar contatos neles. No iPhone, por exemplo, basta entrar em Ajustes > Mail, Contatos, Calendários > Adicionar Conta e colocar a sua — tem suporte a Exchang, Google, Yahoo, Outlook.com e outras. Complemente a dica definido a nova conta, digamos… Google, indo em Ajustes > Mail, Contatos, Calendários > Contatos > Conta Padrão e selecionando “Gmail” para que novos contatos sejam salvos no Google, e não na sua conta no iCloud. Esses dois passos tornam o Google padrão no iPhone, para não fragmentar sua lista.

No Android o caminho é similar: Configurações > Contas > Adicionar uma conta. A diferença é que eventualmente, como no caso do Outlook.com, é preciso instalar o app oficial para inclui-lo na listagem. Outro detalhe, válido para Windows Phone também, é que esses sistemas não funcionam com o iCloud, que é exclusivo dos sistemas da Apple. De qualquer forma, não faz falta.

Qual lista escolher, então? O iCloud só vale se você usa iPhone. Em qualquer outro caso, um bom critério é considerar o e-mail que você usa, já que essas listas são atreladas a eles. Se for o Gmail, vá de Google; se for o Outlook.com, Microsoft; e se você usa o e-mail da Apple, iCloud. Claro, nada impede que alguém que use o Outlook.com como e-mail principal guarde seus contatos no Gmail, mas manter-se na mesma solução/empresa facilita algumas coisas, como a inclusão de novos contatos via e-mail e a desnecessidade de vincular uma ou até duas contas extras ao sistema do smartphone. Eu sempre usei os contatos do Google e já passei pelos três sistemas citados, sem qualquer problema.

Decidido o provedor da sua lista de contatos, é hora de unificar todos esses nela. Aquelas versões web citadas acima permitem exportar e importar contatos em formatos universais, como CSV. Faça uma varredura nos que eventualmente use e depois, centralize-os todos em uma só. É uma boa, inclusive, fazer isso primeiro, antes de procurar por contatos duplicados ou passar um pente fino neles.

Se quiser um facilitador, o Scrubly vem ao resgate. É um web app que analisa, unifica duplicatas, preenche dados dos contatos com informações de redes sociais e até padroniza o formato dos telefones salvos. Ah, e as listas originais ficam a salvo, caso algo saia terrivelmente errado. Como é feito em Flash, precisa ser usado no PC. Ele é gratuito para até 250 contatos e custa US$ 20 para funcionar uma vez. Dependendo da importância da sua lista e do nível de bagunça que ela estiver, pode valer o investimento.

Depois de usar tantas ferramentas automatizadas, é bom dar uma conferida para ver se está tudo ok e preencher, na unha, eventuais lacunas. Sabe como é, uma foto de alguém, o e-mail alternativo/profissional de outro, coisas que às vezes passaram batidas.

Contatos organizados, salvos e sincronizados

Estamos em 2015, não há justificativa para gritar no Facebook “perdi o celular e meus contatos, manda inbox para pegar seu número!!” Os três principais sistemas móveis, Android, iOS e Windows Phone, meio que exigem uma conta atrelada para funcionarem, e ela já guarda os seus contatos. Depois de dar um jeito na bagunça, o único trabalho a fazer é certificar-se de que os novos estão sendo salvos na lista correta e essa, está conectada e como padrão no seu smartphone.

É cômodo e tranquilo pegar um celular novo, digitar uma senha e ver a lista de contatos totalmente preenchida. A tecnologia ainda se debate na facilitação de algumas questões, como uniformizar a atualização para novas versões do Android e tornar o uso da criptografia mais amigável, mas outras, como o gerenciamento, backup e sincronia de contatos, já estão bem maduras e prontas para serem usadas por todo mundo.

Algumas dicas de apps e a ideia para este post vieram deste outro, do Wall Street Journal. Se você ficou com alguma dúvida, não hesite em perguntar nos comentários abaixo.

http://www.manualdousuario.net/organizar-sincronizar-contatos/